Acasa / Ghiduri HR / Optimizarea fluxurilor de lucru in HR
Ghid HR
Optimizarea fluxurilor de lucru in HR. Mai putini pasi, aceleasi reguli.
Un flux HR bun are putine predari de la un om la altul, nicio reintroducere de date si o dovada pentru fiecare pas. Asa gasesti pasii care se pot scoate.
Ultima revizie: 10.11.2026
Cinci fluxuri
Fluxurile care consuma cel mai mult timp.
Se repeta in fiecare luna sau la fiecare angajat. Acolo se castiga cel mai mult.
1 / Angajare
De la candidat la contract.
Datele angajatului, contractul, transmiterea in REGES-Online si dosarul.
2 / Documente
Acte, adeverinte, decizii.
Acte aditionale, adeverinte, fise de post, generate si semnate.
3 / Pontaj
Luna de lucru.
Condica de prezenta, corecturi, ore suplimentare si foaia colectiva.
4 / Concedii
Cerere, aprobare, document.
Cereri, aprobari, zilele ramase si documentul de concediu.
5 / Plecare
Incetarea contractului.
Actele de incetare, REGES-Online, inventarul si accesul la usi.
Metoda
Cum optimizezi un flux, in cinci pasi.
- Desenezi fluxul asa cum este azi: cine face ce, in ce program, cat dureaza.
- Marchezi reintroducerile: aceeasi data scrisa de doua ori, in doua locuri.
- Marchezi asteptarile: semnaturi, aprobari, drumuri la HR.
- Scoti pasul sau il automatizezi: sablon, semnatura electronica, Self Service, sincronizare.
- Masori din nou dupa o luna si pastrezi ce a functionat.
| Indicator | Cum il masori |
|---|---|
| Timp pe flux | Minute de lucru HR pentru un angajat nou, un act aditional, o luna de pontaj. |
| Reintroduceri | De cate ori aceeasi data este scrisa manual. |
| Asteptare | Zile intre cerere si aprobare sau semnatura. |
| Corecturi | Modificari la salarizare dupa inchiderea lunii. |
| Drumuri la HR | Cereri venite fizic, care puteau fi facute din telefon. |
Un calcul simplu
Cat costa un lot de acte aditionale?
Exemplu cu ipoteze, nu statistica: 100 de acte aditionale la o crestere a salariului minim. Pe hartie, cu 5 minute pe act pentru completare, tiparire, semnare si arhivare, iese 100 x 5 = 500 de minute, adica peste 8 ore. In Creasoft HR, acelasi lot inseamna aproximativ 2 minute de lucru pentru HR: actele se genereaza, se trimit la semnat si se arhiveaza automat. Pune cifrele firmei tale in locul lor.
Ce spune legea
Semnatura electronica in actele de munca.
Legea nr. 208/2021, care aproba OUG nr. 36/2021, permite incheierea, modificarea, suspendarea si incetarea contractului individual de munca cu semnatura electronica avansata sau calificata. Angajatorul nu poate obliga angajatul sa foloseasca acest tip de semnatura, iar partile folosesc acelasi tip de semnatura. Documentele semnate electronic se prezinta la control tot electronic. Semnatura electronica pentru angajati
Ultima revizie: 10.11.2026. Material informativ, nu inlocuieste analiza juridica pentru situatia companiei tale.
Intrebari frecvente.
Ce inseamna optimizarea fluxurilor de lucru in HR?
Inseamna sa scoti din procesele HR pasii care nu adauga valoare: datele introduse de doua ori, documentele tiparite doar ca sa fie scanate, asteptarile dupa semnaturi si aprobari. Regulile raman aceleasi, doar drumul pana la rezultat devine mai scurt.
De unde incep?
Cu fluxul care se repeta cel mai des, de exemplu pontajul lunar sau actele aditionale. Il desenezi asa cum este azi, marchezi reintroducerile si asteptarile, apoi alegi un singur pas de scos.
Pot semna electronic contractul de munca?
Da. Legea nr. 208/2021 permite folosirea semnaturii electronice avansate sau calificate la incheierea, modificarea, suspendarea si incetarea contractului individual de munca. Angajatorul nu poate obliga angajatul sa o foloseasca, iar partile semneaza cu acelasi tip de semnatura.
Ce automatizeaza un software HR?
Generarea documentelor din sabloane, trimiterea la semnat, arhivarea in dosar, transmiterea datelor in REGES-Online, calculul orelor din pontaj si foaia colectiva de prezenta, cererile de concediu din telefon.
Cum masor daca fluxul s-a imbunatatit?
Cu acelasi indicator inainte si dupa: minutele de lucru HR pe flux, numarul de reintroduceri, zilele de asteptare si corecturile la salarizare dupa inchiderea lunii.
Trebuie sa schimb programul de salarizare?
Nu. Creasoft HR trimite orele lucrate si absentele in programul de salarizare pe care il folosesti deja, prin API sau export.
Fluxurile HR, intr-un singur sistem.
Documente din sabloanele tale, semnatura de pe telefon, REGES-Online si pontaj, fara reintroducere de date.
Sau suna la vanzari: 0749 500 400