CLARIFICĂRI PRIVIND OBLIGAȚIA ANGAJATORULUI DE A ȚINE EVIDENȚA ORELOR DE MUNCĂ PRESTATE DE SALARIAȚI
Obligația angajatorului de a ține evidenţa orelor de muncă prestate de către fiecare salariat este prevăzută în Legea nr. 53/2003 – Codul Muncii, încă de la intrarea în vigoare a acesteia, la 01 martie 2003.
Această evidență este obligatorie nu numai pentru a creea posibilitatea verificării modului în care angajatorul respectă prevederile legale privind timpul de muncă și de odihnă dar și pentru întocmirea corectă a ștatului de salarii, Ordinul Ministerului Finanțelor Publice nr. 2.634/2015 privind documentele financiar-contabil, prevăzând la Anexa nr. 2, Grupa a V-a, Salarii și alte Drepturi de Personal, faptul că documentele de evidență a timpului lucrat efectiv stau la baza întocmirii ștatului de salarii, document întocmit pentru calculul drepturilor bănești cuvenite salariaților, precum și al contribuțiilor și al altor sume datorate.
Având în vedere importanța existenței evidenței timpului de muncă efectiv lucrat, atât pentru salariat și angajator cât și pentru instituțiile care au competența de a verifica respectarea legislației privind timpul de muncă și de odihnă precum și constituirea drepturilor banești cuvenite salariaților, al contribuțiilor aferente și al altor sume datorate, este de la sine înțeles că intenția de reglementare a fost aceea de a obliga angajatorul să țină o evidenţă reală a orelor de muncă prestate efectiv de către fiecare salariat. Pentru o evidență corectă a timpului de muncă, concretizată în pontajul centralizator întocmit lunar în vederea întocmirii ștatului de salarii, aceasta trebuie să aibă la bază documentele primare de evidență, existente la locul de muncă în care salariatul își desfășoară în mod concret activitatea, chiar dacă acesta este un loc mobil, cum au de exemplu, conducătorii auto, fapt care se petrecea și până în prezent.
Prin modificarea adusă articolului 119 din Codul Muncii, prin OUG 53/2017, începând cu data de 7 august 2017, legiuitorul nu a făcut decât să clarifice o reglementare deja existentă, care, pentru o corectă aplicare, trebuia și până în prezent, să se raporteze la orele efectiv lucrate de către salariat, și nu, cum s-a constatat uneori din practică, la un număr de ore înregistrate într-un formular centralizator de pontaj întocmit la sediul angajatorului fără a ține cont de activitatea reală a salariatului.
De exemplu, societăți de pază și protecție, care prezintă ca evidență a timpului de muncă pontaje centralizatoare din care rezultă că salariații prestează activitate de luni până vineri, 8 ore/zi, sau chiar 2 sau 4 ore/zi, în condițiile în care, din registrul de procese-verbale de predare-primire a serviciului, folosit la fiecare post de pază conform Legii nr. 333/2003 privind paza obiectivelor, bunurilor, valorilor si protectia persoanelor, republicată, document în care este evidențiată ora începere şi cea de sfârşit a serviciului, rezultă că timpul real lucrat este de 12, 16 sau chiar 24 de ore, inclusiv sâmbăta și duminica.
În ceea ce privește modalitatea de evidențiere a orelor de muncă efectiv prestate de către salariat, legiuitorul nu a stabilit modul în care angajatorul trebuie să țină această evidență,acesta, având, conform Codului Muncii, atributul de a stabili organizarea și funcționarea unității. Astfel, această evidență poate fi ținută atât pe suport de hârtie cât și electronic, pentru persoanele care au acces la locul de muncă pe baza unui card sau înregistrează intervalul în care prestează efectiv activitatea în orice alt mod (de exemplu, înregistrarea în tahograf a perioadelor de conducere, a pauzelor și perioadelor de odihnă ale conducătorilor auto), urmând ca întocmirea evidenței lunare centralizatoare să aibă la bază aceste documente primare de evidență a timpului real de muncă efectuat de către salariat la locul său de muncă, indiferent dacă acesta este fix sau mobil.
Angajatorul poate stabili organizarea timpului de muncă, în funcție de specificul activității desfășurate, inclusiv printr-un program de lucru inegal, individualizat, în ture, în cadrul săptămânii de lucru comprimate, în condițiile stabilite în Codul Muncii, cu respectarea dispozițiilor legale referitoare la timpul de muncă și de odihnă.
Timpul de munca al lucratorului mobil care desfășoară activități de transport rutier este definit de H.G. nr. 38/2008 privind organizarea timpului de muncă al persoanelor care efectuează activități mobile de transport rutier, cu modificările și completările ulterioare, ca fiind perioada de la începutul până la sfârșitul timpului de lucru, în cursul căreia lucrătorul mobil se află la postul său de lucru, la dispoziția angajatorului și în exercițiul funcțiilor sau activităților sale.
Referitor la activitatea cadrelor didactice, acestea au reglementări speciale prevăzute de Legea nr. 1/2011 a educației naționale. De exemplu, pentru învățământul universitar de licență este prevăzut faptul că norma didactică săptămânală se cuantifică în ore convenționale, o oră de activități de predare reprezentând două ore convenționale, iar celelalte activități cuprinse în norma didactică, cuantificându-se în ore convenționale, printr-o metodologie aprobată de senatul universitar, în funcție de programul de studii, de profil și de specializare, astfel încât unei ore fizice de activități să îi corespundă minimum 0,5 ore convenționale. Prin urmare, și în acest caz, angajatorul va ține evidența orelor de muncă prestate de către cadrele didactice având în vedere atât principiul general al întocmirii unei situații reale, corespunzătoare timpului efectiv lucrat, dar și reglementările speciale privind timpul de muncă al cadrelor didactice.
În ceea ce îi privește pe salariaţii cu munca la domiciliu, respectiv, acei salariaţi care îndeplinesc la domiciliul lor atribuţiile specifice funcţiei pe care o deţin, Codul Muncii prevede faptul că aceștia îşi stabilesc singuri programul de lucru, angajatorul fiind în drept să verifice activitatea acestora în condiţiile stabilite prin contractul individual de muncă.
De asemenea, reamintim faptul că Guvernul României a adoptat Legea privind reglementarea activității de tele-muncă, aflată în prezent spre dezbatere la Parlament, act normativ care stabilește posibilitatea salariatului de a-și desfășura activitatea de la distanță, în afara locului de muncă organizat de angajator, prin utilizarea unor mijloace aferente tehnologiei informației și comunicațiilor, cum ar fi internetul, telefonul inteligent, etc.
Vezi Documentul Oficial
Nota: acest document oficial poate fi consultat si pe site-ul www.inspectiamuncii.ro
Inspecţia Muncii - este organ de specialitate al administraţiei publice centrale în subordinea Ministerului Muncii și Protecției Sociale, cu sediul în municipiul Bucureşti.
Instituţia are personalitate juridică şi îndeplineşte funcţia de autoritate de stat, prin care asigură exercitarea controlului în domeniile relaţiilor de muncă, securităţii şi sănătăţii în muncă şi supravegherii pieţei.
Inspecţia Muncii acţionează pentru asigurarea protecţiei sociale a muncii, în baza prevederilor art. 41 din Constituţia României, republicată, şi, respectiv, a prevederilor Convenţiei OIM nr. 81/1947 privind inspecţia muncii în industrie şi comerţ, ratificată prin Decretul Consiliului de Stat nr. 284/1973 şi ale Convenţiei OIM nr. 129/1969 privind inspecţia muncii în agricultură, ratificată prin Decretul Consiliului de Stat nr. 83/1975.
Pontajul cu amprenta si GDPR: ce trebuie sa stie angajatorii
In septembrie 2026, ANSPDCP a sanctionat o companie care utiliza amprentele angajatilor pentru pontaj si control acces si a dispus inlocuirea sistemului biometric. Cazul nu inseamna ca orice pontaj cu amprenta este automat interzis, dar arata ca angajatorul trebuie sa poata demonstra separat legalitatea, necesitatea si proportionalitatea folosirii biometriei.
Ce a sanctionat ANSPDCP
Potrivit comunicatului Autoritatii din 25 septembrie 2026, problema constatata nu a fost prezentata ca o simpla vulnerabilitate tehnica a cititorului de amprenta. ANSPDCP a retinut lipsa unei conditii legale aplicabile potrivit art. 9 GDPR si faptul ca scopurile urmarite puteau fi realizate prin metode mai putin intruzive.
Prin urmare, trebuie separate doua intrebari: este sistemul securizat tehnic? si are angajatorul dreptul sa foloseasca biometria in situatia concreta?
De ce aleg unele companii autentificarea cu amprenta
Cardurile RFID pot fi pierdute, uitate, deteriorate sau imprumutate unei alte persoane. In cazul pontajului, imprumutarea cardului poate permite inregistrarea prezentei pentru un coleg absent.
Pontajul prin smartphone elimina cardul fizic, dar poate introduce alte probleme: angajatii pot sa nu doreasca utilizarea telefonului personal pentru pontaj, iar dotarea tuturor salariatilor cu telefoane de serviciu exclusiv in acest scop poate fi disproportionata economic si operational.
Ce demonstreaza expertiza tehnica Creasoft
Creasoft a solicitat o expertiza tehnica asupra modului in care cititorul de amprenta transforma, transmite si stocheaza informatia. Raportul a fost realizat de un expert IT autorizat de Ministerul Justitiei.
Concluzia tehnica relevanta este ca sistemul nu stocheaza fotografia amprentei in formatele grafice JPEG sau PNG. Caracteristicile citite sunt transformate intr-o reprezentare matematica de tip vector, iar expertiza descrie transmiterea si stocarea acesteia in forma criptata.
Cu alte cuvinte, baza de date nu pastreaza fotografia degetului angajatului. Sistemul lucreaza cu o reprezentare matematica rezultata din caracteristicile amprentei, protejata prin mecanisme tehnice de securizare.
Ce NU poate demonstra o expertiza tehnica
Expertiza poate verifica hardware-ul, algoritmul, transformarea informatiilor, criptarea si modul de stocare. Nu poate decide in locul fiecarui angajator daca utilizarea biometriei este necesara si proportionala sau ce conditie juridica din art. 9 GDPR este aplicabila in cazul companiei respective.
Aceste elemente trebuie analizate individual de operator, in functie de scop, numarul de angajati, procesele interne, incidentele reale si alternativele disponibile.
Un template matematic nu este fotografia amprentei
Din punct de vedere tehnic, imaginea unei amprente si reprezentarea matematica folosita pentru verificarea identitatii sunt lucruri diferite. Totusi, daca aceasta reprezentare este folosita pentru identificarea unica a unei persoane, abordarea prudenta este ca angajatorul sa o trateze in analiza sa GDPR drept informatie biometrica si sa aplice cerintele speciale corespunzatoare.
Ce ar trebui sa existe in dosarul angajatorului
- nota de necesitate si proportionalitate;
- analiza alternativelor mai putin intruzive;
- identificarea temeiului art. 6 si a conditiei aplicabile din art. 9 GDPR;
- DPIA - evaluarea de impact, atunci cand este obligatorie sau justificata de risc;
- nota de informare a angajatilor;
- politica de retentie si stergere;
- masuri tehnice si organizatorice de securitate;
- contracte GDPR cu furnizorii implicati, in functie de rolurile efective;
- procedura pentru incidente si acces administrativ;
- decizie interna documentata inainte de activarea sistemului.
Pozitia Creasoft
Pontajul biometric nu trebuie prezentat nici ca fiind automat interzis, nici ca fiind automat permis doar pentru ca tehnologia este securizata. DPIA, obligatorie in practica pentru prelucrarea biometrica a datelor angajatilor
Creasoft poate demonstra tehnic modul de functionare si securizare a sistemului. Angajatorul trebuie, la randul sau, sa poata demonstra de ce are nevoie de aceasta metoda, ce alternative a analizat si in baza caror conditii legale o utilizeaza.
Pentru proiectele care folosesc autentificarea cu amprenta, recomandam realizarea analizei juridice si a evaluarii de impact inainte de activarea sistemului, nu dupa un control.
Material informativ Creasoft. Informatiile de mai sus nu reprezinta consultanta juridica individuala. Legalitatea utilizarii unui sistem biometric trebuie evaluata pentru situatia concreta a fiecarui operator.
