”Cuvântul <inventar> apare de 65 de ori în raportul de 139 de pagini al Curții de Conturi. Există o nevoie acută de digitalizare a evidenței bunurilor din instituțiile publice”

Teama liderilor din instituțiile publice de controalele Curții de Conturi care arată că inventarele nu sunt efectuate conform legii a condus la o creștere semnificativă cererii de soluții digitale de evidență a bunurilor, spune Adrian Dinu, CEO al CREASOFT, producător român de soluții software și hardware.

”Spre surprinderea mea, ne-am confruntat cu o creștere a cererii pentru soluția noastră de management al inventarului din partea instituțiilor publice, în ciuda faptului că, inițial, am dezvoltat acest produs la solicitarea unor clienți din privat. Apoi am citit raportul public al Curții de Conturi din anul 2020 și am înțeles de ce: cuvântul <inventar> apare de 65 de ori într-un raport de 139 de pagini. Lipsa inventarului, efectuarea eronată sau realizarea parțială a acestuia reprezintă printre cele mai comune greșeli făcute în instituțiile publice și consemnate de auditorii Curții de Conturi, iar aceste greșeli pot conduce la amenzi usturătoare”, a spus Adrian Dinu, CEO al CREASOFT, producător român de soluții software și hardware.

De la scaune, mese, monitoare, laptopuri, frigidere, aparate de cafea și până la tablouri, toate obiectele deținute de o instituție publică trebuie inventariate, iar organizația să poată arăta, în orice moment, auditorilor sau organelor de control această evidență a bunurilor.

Inventarierea activelor fixe atât în mediul public cât și în mediul privat reprezintă o obligație prevăzută în legea contabilității. Asta presupune ca instituția să aibă o listă clară cu bunurile ce depășesc 2.500 RON (fără TVA) ce sunt date în posesia angajaților, pentru a le trece prin cheltuieli de amortizare lunară.

”Am avut o situație la un client dintr-o instituție publică al cărei gestionar a ieșit la pensie. Problema era că doar acel gestionar știa ce bunuri au intrat și au ieșit din gestiune, în ce birou se afla scaunul X sau în ce locație era monitorul Y. Iar inventar însemna, în acest caz, un cod scris cu markerul care era și șters pe alocuri. Realitatea ne arată că există o nevoie acută de digitalizare a evidenței bunurilor din instituțiile publice”, a mai spus Adrian Dinu.

Un inventar corect al activelor fixe duce la o eficientizare a costurilor și o estimare bugetară mult mai eficientă pentru achiziții. Organizațiile care nu au un inventar la zi riscă amenzi de până la 5.000 de lei.

CREASOFT a dezvoltat în ultimii ani soluția digitală de inventory mannagement și a lansat-o oficial la începutul anului 2022. Soluția are mai multe funcții, printre care se află etichetarea și inventarierea bunurilor cu ajutorul codurilor QR, importul de date din inventarele anterioare (din fișiere de tip Excel sau baze de date de tip ERP), realizarea raportului de inventar și stocarea datelor în Cloud (Microsoft Azure).

”Practic, orice activ dintr-o instituție publică va avea un istoric, un CV stocat în cloud. Codul QR este lipit cu ajutorul unor etichete foarte rezistente pe fiecare activ și poate oferi informații despre coordonatele bunului: în ce locație se află, cât de bine întreținut/degradat este, cine a scanat ultima oară codul și când. Digitalizarea oferă un moment T0 pentru instituțiile de stat din punctul de vedere al inventarierii. S-a terminat epoca inventarului făcut cu pixul”, a mai spus Adrian Dinu. CEO-ul CREASOFT a mai precizat că, spre deosebire de mediul privat, unde liderii mai ”închid ochii” atunci când anumite obiecte de inventar se pierd, se strică sau rămân în posesia foștilor angajați, în sectorul public, liderii sunt mai riguroși, mai disciplinați și mai orientați spre diminuarea risipei financiare

Adrian Dinu, CEO al CREASOFT, producător român de soluții software și hardware, care oferă o soluție de inventory management pentru instituțiile publice

Am avut o situație la un client dintr-o instituție publică al cărei gestionar a ieșit la pensie. Problema era că doar acel gestionar știa ce bunuri au intrat și au ieșit din gestiune, în ce birou se afla scaunul X sau în ce locație era stocat monitorul Y. Iar inventar însemna un cod scris cu markerul care era și șters pe alocuri. Digitalizarea oferă un moment T0 pentru instituțiile de stat. S-a terminat epoca inventarului făcut cu pixul.

5.000 de lei este amenda pe care o riscă o instituție publică care nu are un inventar la zi, conform legii contabilității.

CÂTEVA EXTRASE PE TEMA PROBLEMELOR DE INVENTAR DIN RAPORTUL CURȚII DE CONTURI DIN 2020

• ”Bunurile (mijloace fixe și obiecte de inventar) în sumă de 4,3 milioane lei, constatate lipsă la inventarierea din anii 2014, 2017, 2019 și 2020, au fost înregistrate și menținute în mod eronat în contul <Alte valori în afara bilanţului>”

• ”Agenția nu a actualizat Inventarul bunurilor ce aparțin domeniului public al statului”

• ”Institutul (...) nu a efectuat inventarierea și evaluarea elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii la termenul prevăzut de lege și, în consecință, situațiile financiare aferente exercițiului financiar 2020 nu oferă o imagine fidelă a poziției financiare și performanței intitutului”

• ”Au fost achiziționate bunuri în sumă de 68 mii lei, pentru care nu există documente justificative care să certifice existența/intrarea acestora în gestiunea entității, și au fost scoase din patrimoniul entității obiecte de inventar în valoare de 165 mii lei, fără existența documentelor justificative”

• ”Entitatea nu a inițiat și nu a supus spre adoptare acte normative de modificare a Inventarului centralizat al bunurilor din domeniul public al statului, bunuri asupra cărora ministerul și instituțiile publice (...) dețin un drept de administrare ca urmare a constatării unor diferențe cu ocazia inventarierilor anuale efectuate”.

Sursa: Raportul public anual al Curții de Conturi pe anul 2020