Încă un pas spre digitalizarea instituțiilor publice: semnătura electronică aplicată direct de pe telefon
- Contractele de muncă se pot semna electronic în România abia din iulie 2021, în timp ce în Estonia, semnătura electronică e acceptată din 2002.
- Nevoia de digitalizare din instituțiile publice a condus la crearea unei soluții care scapă liderii de povara teancurilor de hârtii, cu ajutorul smartphone-ului.
Contractele de muncă, fișele de post, regulamentele de ordine interioară, declarațiile GDPR, fișa de protecție a muncii sau declarațiile necesare în cazul contractelor part-time sunt acte care generează, de obicei, munți de hârtii în instituțiile publice din România. Din iulie 2021 însă, Ministerul Muncii permite organizațiilor să semneze electronic aceste documente, iar cererea de soluții de digitalizare în zona actelor de muncă a devenit din ce în ce mai mare.
„Este un coșmar logistic pentru organizațiile care au sedii în diferite locuri să trimită și să primească înapoi documentele semnate de angajați, prin poștă sau prin curier. Acest lucru se întâmplă de câteva ori pe an, pentru că, de exemplu, fișa de protecție a muncii trebuie realizată în fiecare an. De aceea, am dezvoltat o soluție software care permite semnarea de către angajați a documentelor, într-un mod foarte simplu, direct de pe telefon”, spune Adrian Dinu, CEO al CREASOFT, producător român de soluții software și hardware.
Semnătura electronică dezvoltată de CREASOFT, certificată de partenerii de la CertSIGN, permite angajaților să se autentifice prin mijloace simple – un număr de telefon personal și o adresă de e-mail personală. Angajații primesc un link de la angajator, îl accesează, iar pentru a se autentifica vor primi câte un cod pe telefon și pe e-mail. După ce citesc documentul respectiv, îl semnează (sau nu, dacă nu sunt de acord) prin apăsarea unui buton.
„Faptul că Ministerul Muncii a permis digitalizarea actelor de muncă și a permis semnarea lor cu semnătură electronică avansată a deschis porțile pentru evitarea birocrației excesive. Chiar la contractele part-time, pe noua legislație, pot fi folosite aceste semnături, mai ales că există acele declarații pe care angajatul trebuie să le semneze în fiecare lună”, a mai spus Adrian Dinu.
Prin semnătura electronică a actelor de muncă, România face un pas înainte spre digitalizare și urmează cele mai bune practici utilizate la nivel global. Chiar dacă măsura a fost adoptată destul de târziu (în timp ce în Estonia, cea mai avansată societate digitală din lume, semnătura electronică e acceptată din 2002), efectele debirocratizării se vor vedea în următorii ani.
„Dincolo de faptul că angajații semnează mai ușor acte, iar angajatorii scapă de problemele logistice, am implementat și semnătura de tip bulk pentru angajatori. Adică, de exemplu, o dată ce fișele de protecție a muncii sunt semnate electronic de către angajați, angajatorul poate să le selecteze și să le semneze pe toate în același timp, ca în cazul unei plăți multiple făcute prin online banking. În plus, toate informațiile sunt stocate și în cloud-ul CREASOFT, ceea ce înseamnă că le putem pune la dispoziție angajatorilor aceste informații, în cazul în care, din greșeală, cineva le-a șters din arhiva organizației”, a mai spus Adrian Dinu.
Ce trebuie să știe primarii despre semnătura electronică a CREASOFT:
- Poate fi folosită, legal, pentru toate actele pe care trebuie să le semneze angajații;
- Este certificată de CertSIGN, furnizor autorizat de servicii de certificare pentru semnătura electronică;
- Folosirea semnăturii electronice CREASOFT este extrem de simplă: angajații au nevoie doar de un telefon și o adresă de e-mail, pentru a întruni criteriile de securitate;
- Managerii din primării pot semna simultan toate contractele semnate electronic de către angajați.
